14 mẹo nhỏ giúp nâng cao hiệu quả công việc – bạn đã biết chưa

Muốn phát triển thuận lợi trong sự nghiệp thì trước hết bạn cần chứng tỏ bản thân là người có năng lực với những thành tích ưu tú. Chẳng hạn trong một thời gian ngắn bạn đã hoàn thành một dự án quan trọng mà mọi người đều thấy là không thể hoàn thành thì đây là sự thể hiện năng lực và lòng dũng cảm phi thường của bạn. Nếu những gì sếp giao cho bạn không phải là một công việc bình thường mà là một kế hoạch nghiên cứu quan trọng cho sự phát triển sau này của công ty, thì bạn phải tập trung xử lý mọi việc, nắm bắt thời gian và hoàn thành công việc sếp đúng thời hạn.

Dưới đây là 17 mẹo nhỏ sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc của mình trong thời gian ngắn.

1. Dậy sớm một giờ

Nếu bạn luôn xuất hiện trong bộ dạng vội vã khi chạy thục mạng tới văn phòng thì bạn nên nghĩ tới việc dậy sớm hơn. Đến trễ thường xuyên không chỉ khiến đồng nghiệp ngán ngẩm mà sếp sẽ đánh giá bạn là một nhân viên thiếu kỉ luật.

Hãy đặt báo thức sớm hơn 1h vào buổi sáng, bạn sẽ có đủ thời gian để hoàn thành những công việc vệ sinh cá nhân đầu ngày một cách thư thả, có thêm thời gian ăn sáng ở nhà, mà không phải là vừa lái xe vừa gặm mẩu bánh mì.

Một số nghiên cứu chỉ ra rằng dậy sớm có tương quan với năng suất và thành công; ngoài ra, những người dậy sớm không chỉ có thêm giờ làm việc mà còn lạc quan hơn.

2. Tập thể dục buổi sáng

Tập thể dục vào buổi sáng có thể giúp cải thiện tâm trạng và năng suất. Giáo sư tâm thần học của Harvard John Ratey cho biết khi đối mặt với những công việc đòi hỏi trí óc, một trong những chìa khóa để đạt được hiệu suất tốt là tập thể dục.

3. Lập danh sách việc cần làm hàng ngày

Nếu một người trông lúc nào cũng có vẻ bận rộn thì không phải là anh ta đang thể hiện sự chăm chỉ mà có thể do anh ta không biết sắp xếp công việc của mình một các hợp lí. Khi các nhiệm vụ chồng chất lên nhau, bạn không biết nên ưu tiên cái nào thực hiện trước mà chỉ làm việc một cách ngẫu hứng, bạn sẽ luôn mệt mỏi vì bị deadline “dí”. Sau mỗi ngày kết thúc công việc, bạn sẽ hoàn toàn chìm trong mệt mỏi.

Vì thế, mỗi tuần hoặc mỗi ngày, bạn nên dành thời gian lập danh sách các việc cần làm, sắp xếp chúng với các thứ tự ưu tiên khác nhau ví dụ:

• Công việc quan trong – gấp gáp
• Công việc quan trọng – chưa gấp
• Công việc không quan trọng – gấp
• Công việc không quan trọng – không gấp

Hãy hoàn thành những nhiệm vụ khó nhất trước rồi mới giải quyết những việc khác. Điều này không chỉ giúp bạn cảm thấy tốt hơn mà còn giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Lập danh sách và giữ cho nó ngắn gọn. Các mục trong danh sách không nhất thiết phải là những việc mất vài giờ để hoàn thành, bạn cũng có thể viết ra những việc nhỏ như gấp quần áo. Liệt kê những việc nhỏ này không chỉ cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày mà còn giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn của mình.

4. Sắp xếp bàn làm việc của bạn ngăn nắp hơn

Có rất nhiều thứ phiền nhiễu gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn. Chúng có thể được xếp vào 3 loại

Phiền nhiễu hữu hình, phiền nhiễu vô hình và phiền nhiễu từ người khác

Sự bừa bộn trên bàn làm việc của bạn hay trong tủ quần áo của bạn là một dạng phiền nhiễu hữu hình.

Mỗi sáng chuẩn bị đi làm, đống quần áo của bạn sắp xếp lộn lộn khiến bạn mất nhiều thời gian tìm kiếm hơn để chọn được trang phục ưng ý. Bạn có thể sẽ muộn làm và nó ảnh hưởng trực tiếp tới công việc của bạn.

Tương tự như vậy, bàn làm việc của bạn ngổn ngang với đủ loại vật dụng có thể khiến bạn cảm thấy rối mắt khi muốn tìm thứ mình cần. Không gian làm việc kém ngăn nắp cũng ảnh hưởng rất lớn tới cảm xúc của chúng ta khi giải quyết công việc. Do đó, trước khi bắt đầu công việc mỗi ngày, hãy dành 15 phút để dọn dẹp bàn làm việc và tạo không gian văn phòng ngăn nắp, điều này sẽ giúp nâng cao khả năng tập trung và tránh bị phân tâm.

5. Tập trung vào một thứ

Nhiều người nghĩ rằng đa nhiệm giúp cải thiện công việc, bạn có thể thực hiện được nhiều công việc khác nhau cùng một lúc. Nhưng thực tế lại không phải vậy. Khi bạn luôn chân, luôn tay giải quyết nhiều nhiệm vụ, bạn sẽ không hoàn thành bất kì nhiệm vụ nào một cách trọn vẹn. Chẳng hạn, nếu bạn là thu ngân, bạn vừa nghe điện thoại của khách vừa tính tiền cho khách tại quầy, bạn có thể tính nhầm tiền hoặc có một cuộc trò chuyện không mấy tập trung với người ở đầu dây bên kia.

Do vậy, khi làm việc hãy dồn toàn tâm toàn ý để thực hiện từng công việc, mặc dù số lượng rất quan trọng, nhưng bạn cần quan tâm tới chất lượng công việc hơn nữa.

6. Tập nói “không”

Sự từ chối không phải là điều dễ dàng, đồng nghiệp nhờ vả, bạn bè nhờ vả, người thân nhờ vả. Nếu bạn chấp nhật tất cả, ngay cả những việc khó xử, bạn sẽ đối mặt với nhiều rắc rối khác nhau. Không những vậy, nó còn chiếm rất nhiều thời gian và sức lực của bạn để giải quyết hết tất cả.

Đôi khi không dễ dàng để nói “không”, nhưng trên thực tế, từ chối không phải là một điều xấu. Kiểm soát kỳ vọng của người khác là rất quan trọng, vì vậy nếu bạn không thể cống hiến hết mình cho điều gì đó, bạn không nên làm điều đó.

7. Đảm bảo rằng email của bạn có tổ chức

Giữ 200 bức thư chưa đọc trong hộp thư đến sẽ chỉ khiến bạn lo lắng. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là không được bỏ qua bất kỳ bức thư quan trọng nào; ngay sau khi bạn mở thư, hãy trả lời, nộp hồ sơ, soạn thảo hoặc xóa thư ngay lập tức để giữ cho hộp thư của bạn ngăn nắp.

8. Tắt mạng xã hội

Nếu bạn muốn nghỉ ngơi, chỉ cần đi ra ngoài và không bật mạng xã hội; chúng sẽ chỉ làm bạn mất tập trung. Nếu bạn cần sử dụng mạng xã hội cho công việc của mình, hãy nhớ đăng xuất khỏi tài khoản cá nhân.

9. Loại bỏ các cuộc họp không cần thiết

Giao tiếp mặt đối mặt là rất quan trọng, nhưng những cuộc gặp mặt kéo dài đôi khi chỉ làm lãng phí thời gian.

Khi sắp xếp một cuộc họp, hãy đảm bảo điều đó là cần thiết và đặt thời gian họp thành 30 phút để đẩy nhanh tốc độ cuộc họp và tập trung vào những điểm chính.

10. Cài đặt một khoảng thời gian tập trung với mức độ cao để hoàn thành công việc.

Bạn có biết đến quy tắc 80/20. Đôi khi 80% lượng công việc bạn hoàn thành trong ngày chỉ là từ 20% thời gian bạn dành cho nó. Bạn có 8 tiếng mỗi ngày để làm việc trên văn phòng, nhưng có thể hầu hết thời gian bạn dành cho những thứ không quá quan trọng. Nếu bạn thực sự tập trung, chỉ cần 1- 2 h là đủ để giải quyết hầu hết công việc.

Vậy, tại sao bạn không tự thiết lập một khoảng thời gian để tập trung cao độ cho công việc. Bạn biết không, nếu đang làm việc gì đó mà có người làm phiền, bạn sẽ dễ dàng đánh mất sự tập trung của mình.

Nghiên cứu của Microsoft chỉ ra rằng một khi chúng ta chuyển sự chú ý sang các nhiệm vụ khác, bộ não sẽ mất 15 phút để tập trung vào nhiệm vụ ban đầu; do đó, nếu bạn liên tục bị gián đoạn, sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.

Nếu bạn chuẩn bị bước vào một khoảng thời gian tập trung cao độ hãy đảm bảo rằng bạn đã tắt hết mọi sự phiền nhiễu từ mạng xã hội, điện thoại hay cả sự quấy rầy của những người xung quanh. Bạn nên thông báo cho đồng nghiệp không làm phiền mình trong khoảng thời gian này.

Có một cách để giữ tập trung lâu dài mà nhiều người áp dụng đó là đeo tai nghe trong khi làm việc. Bạn không nhất thiết phải phát nhạc, nhưng miễn là người khác thấy bạn làm việc chăm chỉ với tai nghe, khả năng cao là họ sẽ không dám lại gần và bắt chuyện với bạn.

11. Đừng đọc lướt

Khi bạn nhận được một tài liệu nào đó, bạn nên dành thời gian đọc kỹ. Có thể bạn cho rằng đọc lướt sẽ tiết kiệm thời gian hơn. Nhưng cách làm này có thể khiến bạn bị bỏ sót những thông tin quan trọng hoặc nhầm lẫn các thông tin với nhau. Và sau đó, có thể bạn lại phải đọc thêm tài liệu một lần nữa.

12. Đưa ra quyết định trong 60 giây

Muốn tăng hiệu quả thì phải đẩy nhanh tiến độ công việc. Bước đầu tiên là giảm thời gian đưa ra quyết định, vì đó có thể là một trong những công việc hàng ngày tốn nhiều thời gian nhất; một quyết định được đưa ra trong 60 giây có thể không khác gì một quyết định được đưa ra trong 20 phút.

13. Ngồi thiền trước khi làm việc

Sau khi thức dậy, hãy dành vài phút để đầu óc tỉnh táo và thiền định. Tác dụng của thiền buổi sáng đặc biệt tốt, bởi vì nó có thể nạp năng lượng cho bạn và giúp bạn có thể đối mặt với những thử thách trong cả ngày.

14. Ngủ đủ giấc

Đây là một điều tất nhiên, nhưng nhiều người lại không coi trọng lời khuyên này và vẫn thường vi phạm mỗi tối. Tôi thức khuya hơn để làm hết bài tập về nhà, tôi thức khuya hơn để giải quyết công việc tồn đọng trong ngày, hay đơn giản, tôi thức khuya hơn vì đang lỡ dở xem bộ phim quá tuyệt.

Thực sự, đôi khi bạn có thể vượt qua ranh giới, và cho phép mình có một vài buổi thức khuya, nhưng đừng bao giờ biến điều này trở thành thói quen. Ngủ muộn hằng ngày sẽ gây ra rất nhiều vấn đề tồi tệ cho sức khỏe và vẻ đẹp của bạn.

Theo National Sleep Foundation, người lớn cần ngủ trung bình 7-9 giờ mỗi đêm.  Giấc ngủ là chìa khóa quan trọng đối với năng suất và sức khỏe thể chất và tinh thần. Có lẽ đã đến lúc bạn nên đi ngủ sớm.

Theo: Modafinilvn.com